יחסי ציבור והשתתפות בתערוכות


תערוכה מקצועית היא מיקום מצויין עבור הארגון  להפגש עם קהלי היעד שלו, ליצור בנק  לקוחות פוטנציאליים ולחזק קשרים עם לקוחות קיימים.

למשרד יחסי ציבור יכולה להיות תרומה משמעותית להצלחת החברה בתערוכה ולשם כך יש לערב את אנשי יחסי הציבור כבר בשלבים הראשונים של ההיערכות לתערוכה ולהיעזר בהם לכל אורך ההכנות.

השלב הראשון והחשוב ביותר הוא מיפוי ואיפיון המטרות - חשוב  לאפיין יחד את מטרות התערוכה וכיצד יכולים יחסי ציבור לסייע להשגת מטרות אלו, יש להגדיר את היעדים הרצויים להשגה כתוצאה מההשתתפות בתערוכה ולהכין את החומרים הרלוונטיים להשגת יעדים אלה.

מומלץ לחשוב על מוצר או שירות או בשורה חדשים שיחשפו לראשונה בתערוכה ויוצגו למבקרים ולאנשי מקצוע בתחום. במידה והוחלט לקיים השקה יש להכין מערך לוגיסטי לקיימה, החל באמצעי הגברה, דרך הכנת תצוגה ודוגמאות ויזואליות, הזמנת כיבוד מתאים ועד לדפי מידע מודפסים או דיגיטליים לגיבוי ההשקה.

יש לתזמן את ההודעות לעיתונות סביב התערוכה על מנת שהמוצרים שיחשפו בתערוכה יתפרסמו בעיתונות המקצועית המיועדת להתפרסם בתערוכה ולדאוג כי פרסומים אלו יוצגו בביתן החברה במהלך התערוכה.

במידת הצורך יפעל משרד היח"צ לזימון עיתונאים רלוונטיים לתערוכה ויוודא שכתבים הנמצאים במקום יגיעו לביתן החברה להיכרות עם אנשי מפתח.

לקראת בואם של העיתונאים מומלץ להכין "תיק עיתונות" בדיוק כמו לפני כל פגישה עם עיתונאי ולהתיחס למפגש עם עיתונאי שהוזמן או עיתונאי שהגיע "במקרה" כמו לכל פגישה.

היות וסביר כי משרד יחסי הציבור לא יוכל ללוות אתכם במשך כל ימי התערוכה, מומלץ לעדכן את העובדים בביתן כי עיתונאי המגיע יופנה לאדם אחד המוסמך לקיים את הקשר עם התקשורת וכי יהיה בדוכן תיק עיתונות רלוונטי הניתן למסירה. תיק העיתונות צריך לכלול, מלבד חומרי הרקע הכלליים, על החברה גם את החומר הנוגע למוצר החדש שיחשף בתערוכה.

במהלך התערוכה יש למלא דפי לידים למעקב ויצירת קשר עתידי עם מבקרי התערוכה, תוך מיפוי לקוחות פוטנציאליים, שותפים עסקיים, משקיעים וכד'.

לאחר סיום התערוכה יש לדאוג ולהכין הודעות ותמונות לכלי התקשורת הרלוונטיים שלא שלחו עיתונאי לסיקור התערוכה, העיתונאי צריך לקבל חומר כללי על התערוכה וכמובן חומר נוסף על החברה ועל מוצריה.

בהצלחה בתערוכה!